Bestanden delen: gemak versus veiligheid

We bespraken laatst op deze blog de belangrijkste beveiligingsmaatregelen die genomen dienen te worden om veilig (grote) bestanden te kunnen delen in de publieke sector. Dat dit belangrijk is is veelal duidelijk, maar toch kiezen professionals nog regelmatig voor onveiligere manieren om bestanden uit te wisselen, simpelweg omdat dit gemakkelijker is. Is dit altijd een noodzakelijke trade off? En hoe kunt u ervoor zorgen dat de medewerkers binnen uw organisatie kiezen voor een veilige manier om bestanden te delen?

Risico’s worden geaccepteerd

Bij een onderzoek van Norton gaf 83% van de respondenten aan zich zorgen te maken over hun privacy. Daarnaast gaf echter 61% aan privacyrisico’s te accepteren om hun leven gemakkelijker te maken.

Dat deze houding er is is al interessant an sich, maar wanneer organisaties verantwoordelijk zijn voor het behandelen van persoonsdata van patiënten en cliënten, moet dit zeker niet doorbloeden in het professionele leven. Hoe voorkomen we dit?

Bewustwording is de eerste stap

Feit blijft dat veel mensen zich nog onvoldoende bewust zijn van hoe zij veilig gebruik kunnen maken van de digitale tools van deze tijd. Het is daarom belangrijk om in kaart te brengen hoeveel uw medewerkers weten over informatiebeveiliging en privacy. Wat weten ze al, wat kan er beter? Investeer vervolgens in trainingen of e-learnings om het kennisniveau te verhogen.

Wanneer medewerkers zich ervan bewust zijn dat consumentenoplossingen veelal niet voldoen aan de eisen die gelden voor het veilig uitwisselen van bestanden in de publieke sector, zal hier minder snel naar uitgeweken worden.

Maak organisatiebreed een keuze

Zorg vervolgens dat er binnen de organisatie duidelijk is hoe bestanden wel gedeeld kunnen worden en zorg ervoor dat er gekozen wordt voor één tool die voor alle medewerkers beschikbaar is. Als gemak ervoor kan zorgen dat mensen minder veilige keuzes maken, is het belangrijk om het ze zo makkelijk mogelijk te maken.

Neem het bestaande werkproces in acht

Hoe werkt men nu binnen uw organisatie? Welke communicatietools worden er gebruikt? Het organisatiebreed beschikbaar stellen van een geschikte oplossing voor het delen van bestanden is stap 1, kijken hoe dit deel gemaakt kan worden van het bestaande werkproces kan enorm lonen om het gebruik van deze oplossing nog laagdrempeliger te maken.

Zo werkt onze File Share module vanuit de voor veel professionals vertrouwde Outlook mail-omgeving. Waarom zou men nog uitwijken naar een consumentenoplossing als de veilige oplossing voor handen is in de vaste e-mail client?

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van onze File Share module voor uw organisatie? Bekijk dan onze expertisepagina over grote bestanden delen of neem contact met ons op. We vertellen u graag meer.